La constitution du groupe d’acheteurs
Tout particulier, producteur et/ou simple propriétaire de maison doté d’un chauffage, peut adhérer à un groupe d’acheteurs. Cependant, il ne revient pas à ce groupe ainsi constitué de se diriger vers les fournisseurs de pellets pour négociation.
Il doit y avoir une fédération, un organe ou un fournisseur pellets qui se charge de prendre les inscriptions et de négocier avec les prestataires. C’est dans cette logique que sont nés des groupements associatifs et entreprises dont l’objectif est d’aider les particuliers à obtenir du pellet au meilleur prix du marché.
Contractualisation et appel d’offre
Une fois les inscriptions terminées dans le délai imparti, le point est fait sur la quantité de pellets désirée par chaque membre du groupe. A partir de là, la quantité totale à acheter est connue et un contrat stipulant les termes de l’achat groupé ainsi que les exigences tant des demandeurs de pellets que de l’organe négociateur est signé. Ce n’est qu’après cela qu’un appel d’offre est lancé par l’organe de fédération pour retenir les meilleures propositions de devis des fournisseurs de pellets du marché.
Sélection et négociation avec les fournisseurs
A la fin du délai de soumission des offres des fournisseurs, leurs dossiers sont étudiés et les meilleures propositions de prix sont retenues pour l’achat groupé pellets. Les prestataires proposant ces prix sont alors reçu pour comprendre les prix et les négocier pour les ramener le plus bas possible. A la fin du processus de négociation, c’est le fournisseur offrant le meilleur prix qui l’emporte et pourra livrer les pellets. Cependant, il peut arriver, en fonction de critères définis préalablement, que plus d’un fournisseur soit retenu pour la vente.
Avant la signature du contrat de livraison définitif, les membres du groupement d’achat sont d’abord consultés pour obtenir leur approbation. On leur offre la possibilité de confirmer s’ils veulent acheter ou non les pellets tels que négociés.
Livraison des pellets
Il s’agit de la dernière étape du processus d’achat groupé de pellets. Le ou les fournisseurs retenus livrent effectivement la marchandise, dans les conditions et avec les exigences de qualité retenus. Les pellets sont livrés à chaque membre dans un délai bien défini, généralement de 15 jours.
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