Toute entreprise qui désire émerger se doit de tenir des assemblées générales. Cependant, des imprévus peuvent se présenter, ce qui empêcherait l’organisation des assemblées. Ces dernières peuvent toutefois être organisées à distance. Il suffit de savoir comment le faire. Voici quelques astuces ou méthodes pour organiser une assemblée générale à distance.
Comment organiser une assemblée générale en ligne ?
L’organisation d’une assemblée générale en ligne n’est pas à l’origine prévue par les textes et lois des entreprises. Plusieurs critères ou conditions doivent être remplis pour le faire et certains facteurs doivent être pris en compte.
Établissement des règles
Vous devez établir un certain nombre de règles que tous les participants devront respecter. D’abord, vérifiez le matériel de communication afin de vous assurer que des problèmes de connexion n’interviendront pas pendant la séance.
Ensuite, chaque participant qui n’intervient pas doit couper son micro. Les prises de parole doivent se faire également à tour de rôle. Enfin, définissez l’ordre du jour, la durée de votre entretien et veillez à ce que cela soit respecté.
Vote et pouvoir en ligne
Le déroulement d’assemblées générales implique nécessairement des votes ainsi que des signatures. Plusieurs associations ou organisations permettent de mettre en place des logiciels de vote électroniques et sécurisés.
L’authentification est unique, c’est-à-dire qu’une identification correspond à un seul électeur et un seul vote est possible. Le dossier électoral est scellé et le vote est protégé. Une clé de chiffrement permet en effet d’enregistrer et de dépouiller le vote. Enfin, le vote électronique doit être entièrement confidentiel.
Comment organiser son assemblée générale en visioconférence ?
D’abord, le lieu où se tiendra votre assemblée générale en visioconférence doit être connu de tous les participants. Les solutions de visioconférence les plus recommandées sont Zoom, Adobe Connect, Google Met et Jitsi. Ces différents moyens de communication permettent de faciliter l’accès à la réunion à tous les membres de votre entreprise concernés.
Il vous suffit de leur envoyer le lien du site d’échange par mail ou via un groupe fermé. Assurez-vous que ce sont uniquement les personnes concernées qui reçoivent ce lien. Par ailleurs, une liste de présence est tenue sous un format électronique.
Tout savoir sur l’assemblée générale d’une association
L’assemblée générale est une activité indispensable et incontournable dans la vie de toute association. Elle permet aux dirigeants de discuter avec les membres de ladite association sur l’état de l’entreprise.
À travers cette activité, des échanges sont faits sur les activités antérieures de l’association ainsi que sur celles à venir. Deux types d’assemblée générale existent dans les associations : les assemblées générales ordinaire et extraordinaire.
Avant d’entamer une assemblée générale, l’ordre du jour doit être communiqué aux participants. Par ailleurs, la fréquence d’organisation des assemblées générales est établie selon le vouloir de l’association.