Avec la vulgarisant des outils de communication et la dématérialisation des documents, les entreprises créent et gèrent de plus en plus de documents électroniques. La gestion électronique des documents permet d’exploiter ces derniers et facilite grandement le travail au quotidien. En effet, elle réunit toutes les techniques et pratiques utiles pour gérer divers flux de documents dans une entreprise.
C’est quoi exactement la gestion électronique des documents ?
Gestion électronique des documents (GED) qu’on appelle aussi EDM (Electronic Document Management) est une méthode permettant de gérer les flux de documents qui entrent, qui circulent et qui sortent de l’entreprise. C’est un système informatisé de création, de hiérarchisation, d’appropriation, de stockage et d’archivage de dossiers. Cet outil numérique est essentiel pour les entreprises qui doivent numériser un grand nombre de documents en papier. Il administre toutes sortes de documents électroniques comme les fichiers textes, les images, les vidéos, les audio, les tableurs, les factures… La gestion électronique des documents fait intervenir des moyens électroniques comme des logiciels qui sont disponibles sous forme d’application pour les tablettes et pour les smartphones. Ils utilisent des algorithmes statistiques afin de classer et de retrouver les documents par pertinence. Ils réalisent toutes les actions et opérations pour traiter et pour exploiter les documents : capture, acquisition, numérisation, validation, diffusion, classement, indexation, archivage, la consultation, la recherche, la restitution… La gestion électronique des documents permet de mieux collaborer et de gagner en productivité, mais à condition qu’elle soit paramétrée convenablement.
Les avantages de la gestion électronique des documents
À l’ère du digital, avoir le total contrôle des différents documents circulant dans l’entreprise est crucial. Grâce à la gestion électronique des documents, il y a plus de cohésion au sein de la structure, car il y a une dématérialisation et un archivage numérique des documents. Donc, l’accès à l’information est plus facile. S’équiper d’une GED aide à avoir une bonne organisation du travail en interne, car tous les documents sont accessibles immédiatement par tout le monde et à n’importe quel moment. Il y a une baisse des coûts parce qu’il n’est plus nécessaire de faire des impressions de papiers et des envois postaux. Aussi, les collaborateurs profitent d’une grande simplicité dans la recherche de documents grâce au système d’indexation. Précisons également le meilleur contrôle sur les documents circulant en interne, le partage sécurisé des informations, la centralisation des données et la baisse de risque de perte de documents. Avec la gestion électronique de documents, les utilisateurs se focalisent davantage sur leurs tâches au lieu de se préoccuper des papiers. Et aussi, ça réduit grandement les erreurs et les oublis. Elle automatise les tâches répétitives comme la validation des factures fournisseurs. En dernier et pas le moindre, la gestion électronique des documents permet l’entreprise d’atteindre l’objectif « zéro papier ».
À noter que la variante du GED est le GEIDE (Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise), et elle considère la dématérialisation du contenu des documents via des échanges électroniques. Il y a aussi les solutions incorporées ou rattachées au GED comme le SAE (Système d’Archivage électronique) et l’EDI (Échange de Données informatisées).